Политика обработки и защиты персональных данных
ООО «Юридическая фирма «Инмар»
(редакция от 01.06.2017 г.)
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) составлена в соответствии с пунктом 2 статьи 18.1 Федерального закона «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г., а также иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации в области защиты и обработки персональных данных и действует в отношении всех персональных данных (далее — Данные), которые ООО «Юридическая фирма «Инмар» (далее — Оператор, Общество) может получить от субъекта персональных данных, являющегося стороной по гражданско-правовому договору, в том числе через официальный сайт Оператора, а также от субъекта персональных данных, состоящего с Оператором в отношениях, регулируемых трудовым законодательством (далее — Работник).
1.2. Оператор обеспечивает защиту обрабатываемых персональных данных от несанкционированного доступа и разглашения, неправомерного использования или утраты в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
1.3. Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее утверждения.
2. Термины и принятые сокращения
Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных — данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе.
Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
Оператор — организация, самостоятельно или совместно с другими лицами организующая обработку персональных данных, а также определяющая цели обработки персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными. Оператором является АО «Юридическая фирма «Инмар», расположенное по адресу: Россия, 690091, г. Владивосток, ул. Уборевича, д. 5а, 8 этаж.
Сайт — совокупность программных и аппаратных средств для ЭВМ, обеспечивающих публикацию для всеобщего обозрения информации и данных, объединенных общим целевым назначением, посредством технических средств, применяемых для связи между ЭВМ в сети Интернет. Под Сайтом в настоящей Политике понимаются сайты, расположенный в сети Интернет по адресам: www.inmarlegal.ru, www.inmar24.ru.
Субъект персональных данных (субъект) — лицо, к которому относятся соответствующие персональные данные, в том числе пользователи Сайта.
3. Получение и обработка персональных данных
3.1. Получение персональных данных.
3.1.1. Источником информации обо всех персональных данных субъекта является непосредственно сам субъект. Если данные субъекта можно получить только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом или от него должно быть получено согласие.
3.1.2. Источником информации о персональных данных пользователей Сайта являются сведения, полученные вследствие предоставления Оператором пользователю прав пользования Сайтом.
3.1.3. Оператор должен сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения данных, характере подлежащих получению данных, перечне действий с данными, сроке, в течение которого действует согласие, и порядке его отзыва.
3.1.4. Документы, содержащие данные, создаются путем:
— копирования оригиналов документов;
— получения от субъекта скан-копий документов или информации, содержащейся в документе;
— получения оригиналов необходимых документов.
3.1.5. Оператор не производит сбор и обработку специальных и биометрических категорий персональных данных.
3.2. Обработка персональных данных.
3.2.1. Обработка персональных данных осуществляется:
— с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
— в случаях, когда обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ функций, полномочий и обязанностей;
— в случаях, когда осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (далее — персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных).
3.2.2. Цели обработки персональных данных:
— осуществление трудовых отношений;
— заключение и исполнение гражданско-правовых договоров и соглашений;
— предоставление пользователю возможности взаимодействовать с Сайтом.
3.2.3. Категории субъектов персональных данных.
Обрабатываются данные следующих субъектов:
— физические лица, состоящие с Обществом в гражданско-правовых отношениях;
— представители/работники клиентов и контрагентов Оператора (юридических лиц);
— физические лица, состоящие с Обществом в трудовых отношениях;
— физические лица, уволившиеся из Общества;
— физические лица, являющиеся кандидатами на работу;
— пользователи Сайта.
3.2.4. Персональные данные, обрабатываемые Оператором:
— данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений;
— данные, полученные при осуществлении трудовых отношений;
— данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу;
— данные, полученные при взаимодействии пользователя с Сайтом (фамилия, имя, отчество, мобильный телефон, электронная почта).
3.2.5. Оператор осуществляет неавтоматизированный способ обработки персональных данных, то есть при непосредственном участии человека.
3.2.6. Персональные данные субъектов относятся к конфиденциальной информации ограниченного доступа.
3.2.7. Правом доступа к персональным данным субъектов обладают лица, наделенные соответствующими полномочиями в соответствии со своими служебными обязанностями. Перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным, утверждается управляющим Оператора.
3.3. Хранение персональных данных.
3.3.1. Данные субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
3.3.2. Данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах и в запираемом помещении Оператора с ограниченным правом доступа.
3.3.3. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих данные, в открытых электронных каталогах (файлообменниках).
3.3.4. Хранение данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
3.4. Уничтожение персональных данных.
3.4.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих данные, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.
3.4.2. Данные на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.
3.4.3. Факт уничтожения данных подтверждается документально актом об уничтожении носителей.
3.5. Передача персональных данных.
3.5.1. Оператор передает данные третьим лицам в следующих случаях:
— субъект выразил свое согласие на такие действия;
— передача предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.
4. Защита персональных данных
4.1. В соответствии с требованиями нормативных документов Оператором создана система защиты персональных данных (СЗПД), состоящая из подсистем правовой, организационной и технической защиты.
4.2. Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД.
4.3. Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками, партнерами и сторонними лицами.
4.4. Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту данных.
4.5. Основными мерами защиты данных, используемыми Оператором, являются:
4.5.1. Назначение лица, ответственного за обработку данных, которое осуществляет организацию обработки данных, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением учреждением и его работниками требований к защите данных.
4.5.2. Разработка политики в отношении обработки персональных данных.
4.5.3. Установление индивидуальных паролей доступа к ЭВМ для лиц, допущенных к работе с персональными данными в соответствии с их производственными обязанностями.
4.5.4. Сертифицированное антивирусное программное обеспечение с регулярно обновляемыми базами.
4.5.5. Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность данных и исключающих несанкционированный к ним доступ.
4.5.6. Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер.
4.5.7. Восстановление данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.
4.5.8. Обучение работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, положениям законодательства РФ о персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, документам, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам по вопросам обработки персональных данных.
4.5.9. Осуществление внутреннего контроля и аудита.
4.6. К защищаемым сведениям о субъекте персональных данных относятся данные, позволяющие идентифицировать субъект персональных данных и/или получить о нем дополнительные сведения, предусмотренные законодательством и настоящей Политикой.
5. Основные права субъекта персональных данных и обязанности Оператора
5.1. Основные права субъекта персональных данных.
Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям:
— подтверждение факта обработки данных Оператором;
— правовые основания и цели обработки данных;
— цели и применяемые Оператором способы обработки данных;
— наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к данным или которым могут быть раскрыты данные на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;
— сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
— порядок осуществления субъектом данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;
— наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
— обращение к Оператору и направление ему запросов;
— обжалование действий или бездействия Оператора.
5.2. Обязанности Оператора.
Оператор обязан:
— при сборе данных предоставить информацию об обработке данных;
— в случаях если данные были получены не от субъекта ПД, уведомить субъекта;
— при отказе в предоставлении данных субъекту разъясняются последствия такого отказа;
— опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите данных;
— принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения данных, а также от иных неправомерных действий в отношении данных;
— по факту личного обращения либо при получении письменного запроса субъекта персональных данных или его представителя Оператор, при наличии оснований, обязан в течение 30 дней с даты обращения либо получения запроса субъекта персональных данных или его представителя предоставить сведения в объеме, установленном Федеральным законом. Такие сведения должны быть предоставлены субъекту персональных данных в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
— все обращения субъектов персональных данных или их представителей регистрируются в Журнале учета обращений граждан (субъектов персональных данных) по вопросам обработки персональных данных.
— в случае отказа в предоставлении субъекту персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя информации о наличии персональных данных о соответствующем субъекте персональных данных Оператор обязан дать в письменной форме мотивированный ответ, содержащий ссылку на положение части 8 статьи 14 Федерального закона «О персональных данных» или иного федерального закона, являющееся основанием для такого отказа, в срок, не превышающий 30 дней со дня обращения субъекта персональных данных или его представителя, либо с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя.
— в случае получения запроса от уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных о предоставлении информации, необходимой для осуществления деятельности указанного органа, Оператор обязан сообщить такую информацию в уполномоченный орган в течение 30 дней с даты получения такого запроса.
— в случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении или по запросу субъекта персональных данных или его представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Оператор обязан осуществить блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки.
— в случае выявления неправомерной обработки персональных данных, осуществляемой Оператором, последний в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты этого выявления, обязан прекратить неправомерную обработку персональных данных. Об устранении допущенных нарушений Оператор обязан уведомить субъекта персональных данных или его представителя, а в случае если обращение субъекта персональных данных или его представителя либо запрос уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.